Spotkania firmowe to w wielu przypadkach strata czasu. Wiele z nich mogłoby się w ogóle nie odbyć. I byłoby o z korzyścią dla efektywności i wyników firmy. Źle zorganizowane spotkanie to strata czasu, energii i pieniędzy. Co zatem zrobić, aby spotkanie było efektywne? Sprawdź te 7 wskazówek.
1. Zaproś na spotkanie mniej osób
Zaproś tylko osoby, których temat spotkania dotyczy bezpośrednio. Zbyt wiele osób siedzi na spotkaniach mając poczucie, że ten czas mogłyby spożytkować lepiej. Niektórym wystarczy tylko przekazać krótkie podsumowanie z ustaleń ze spotkania. Maksymalna ilość osób na spotkaniu powinna wynosić 5, góra 7.
2. Zaplanuj czas spotkania na 20 minut
Krótsze spotkania to efektywniejsze spotkania. Zgodnie z prawem Parkinsona, zrobienie danej rzeczy zajmuje nam tyle czasu, ile dla niej wyznaczysz.
3. Wyznacz osobę, która będzie sekretarzem
Jak powyżej. Wyznacz jedną osobę, która zanotuje najważniejsze wypowiedzi, pomysły, wnioski i ustalenia ze spotkania.
4. Miej plan i cel spotkania
Każde spotkanie powinno mieć przygotowaną wcześniej agendę oraz cel. Celem spotkania może być np. „podjęcie decyzji w sprawie x”, „wygenerowanie pomysłów na y” itp. Wszystko co dzieje się na spotkaniu ma służyć realizacji celu.
5. Wyślij wcześniej potrzebne dane i informacje
Wyślij potrzebne materiały, analizy czy dane z wyprzedzeniem. Niech każdy uczestnik przyjdzie przygotowany. Warunkiem uczestnictwa w spotkaniu nieraz może być wcześniejsze pisemne przygotowanie każdego z uczestników.
6. Udostępnij notatki ze spotkania
Niech sekretarz prześle po spotkaniu wszystkim uczestnikom (oraz osobom, które dotyczą ustalenia) notatki ze spotkania.
7. Spotykaj się tylko w ostateczności
Wiele spraw można załatwić bez spotkań. Postaraj się spotkania organizować tylko w ostateczności, gdy niemożliwe staje się inne rozwiązanie.
0 Comments